5.1
Wann und wie muss ich Verwendungsnachweise einreichen?

5.2
Welche Inhalte soll der Sachbericht enthalten und wie soll er gegliedert sein?

5.3
Zahlenmäßiger Nachweis: Wie rechne ich die Projektförderung ab, welche Unterlagen muss ich bei der Stiftung dafür einreichen?

5.4
Welche Unterlagen muss ich über den eingereichten Verwendungsnachweise hinaus aufbewahren? Wie weise ich Kosten und Finanzierung komplett nach?

5.5
Was muss ich bei der Zusammenstellung des Verwendungsnachweises beachten?

5.6
Wie sehen Belege aus, was müssen sie beinhalten?

5.7
Welche speziellen Regeln gelten für den Nachweis einzelner Kosten sowie der Einnahmen?

5.8
Wie werden meine Verwendungsnachweise geprüft?

5.9
Welche Auswirkungen hat das Prüfergebnis auf weitere / restliche Auszahlungen? In welchen Fällen muss ich Fördergelder zurückzahlen?

5.1
Wann und wie muss ich Verwendungsnachweise einreichen?

Fördervertragsbedingungen 7.3

• Es gibt, je nach Projektlaufzeit, verschiedene Anforderungen an die Berichterstattung und Abrechnung.
• Zwischenverwendungsnachweise:
  Diese Nachweise fordern wir bei Projekten mit einer Laufzeit von mehr als 15 Monaten an:
  Im Regelfall ist alle 12 Monate ein Verwendungsnachweis erforderlich. In einem Projekt, das von mehreren Fördergebern finanziert wird, können auch andere Berichtszeiträume festgelegt werden, die sich beispielsweise an einer Dokumentation nach Kalenderjahren orientieren. Die genauen Termine finden Sie in Ihrem Fördervertrag.
  Der Berichtszeitraum endet stets 2 Monate vor dem im Fördervertrag festgelegten Einreichungstermin, d.h. Sie haben 2 Monate für die Erstellung des Nachweises Zeit. Sie finden den Berichtszeitraum auch in Ihrem Abrechnungstool.
• Endverwendungsnachweise:
  Dieser Nachweis muss für alle Projekte erbracht werden:
  Für Projekte mit einer Fördersumme bis zu 10.000 Euro ist ein Endverwendungsnachweis bis zu 3 Monate nach Projektende einzureichen, für Projekte mit einer Fördersumme über 10.000 Euro endet die Abgabefrist 6 Monate nach Projektende.
  

Fördervertragsbedingungen 7.4

• Die Berichte müssen sowohl inhaltlich als auch finanziell weitergeführt werden, d.h. sie sollen nicht nur den Zeitraum ab der letzten Berichterstattung betrachten, sondern den gesamten Projektzeitraum vom Projektbeginn bis zum Ende des aktuellen Berichtszeitraumes.
• Die geforderten Unterlagen werden per Post  eingereicht. Schicken Sie uns Sachbericht  und Finanzbericht zusätzlich per E-Mail im Word-Format (oder kompatibel), die Beleglisten im Excel-Format (oder kompatibel) an Verwendungsnachweis@sue-nrw.de .Bitte reichen Sie Belegliste und Berichte nicht als PDF-Dokumente ein.
• Die Beleglisten enthalten auf dem Deckblatt folgende Erklärung:
  Hiermit wird bestätigt, dass alle im Rahmen des Projekts getätigten Ausgaben und Einnahmen im Folgenden vollständig nachgewiesen sind und mit den Büchern und Belegen unserer Buchhaltung übereinstimmen.
  Diese Bestätigung muss von der/den für Ihre Organisation vertretungsberechtigten Person/en unterzeichnet werden.

5.2
Welche Inhalte soll der Sachbericht enthalten und wie soll er gegliedert sein?

Im Sachbericht schildern Sie uns, wie das Vorhaben umgesetzt wurde und welchen Verlauf das geförderte Projekt inhaltlich genommen hat.

Reflektieren Sie, ob und wie die mit dem Projektkonzept angestrebten Ziele, Zielgruppen, Ergebnisse und Wirkungen über Ihre Aktivitäten erreicht wurden. Seien Sie bei Ihrer Darstellung realistisch und stellen Sie sowohl Erfolge als auch Schwierigkeiten und Misserfolge sowie (bei Zwischenverwendungsnachweisen) Schlüsse für die nächste Phase der Projektdurchführung dar. Im Rahmen der Antragsbearbeitung bekommen Sie Ziele, Zielgruppen und Ergebnisse in der finalen Version zu Ihrer Übersicht von uns zugeschickt. Die dort vereinbarten Inhalte sind die Zielgröße für Ihr Projekt.

Ein Berichtsformular für den Sachbericht gibt es noch nicht. Halten Sie sich jedoch bitte an das hier dargestellte Gliederungsschema

• Allgemeine Angaben

Organisation, projektverantwortliche Person, Titel und Kurzbeschreibung des Vorhabens, ggf. größere inhaltliche Umwidmungen, tatsächliche Projektlaufzeit

Eine Beschreibung Ihrer Organisation sowie eine Begründung des Projektes sind nicht erforderlich, da dies bei Antragstellung geprüft wurde. Gehen Sie davon aus, dass wir Ihr Projekt kennen.

• Maßnahmen/Aktivitäten und Zielgruppenerreichung

Beschreiben Sie in max. 10.000 Zeichen, was in Ihrem Projekt passiert ist.

Orientieren Sie sich an den bei Projektbewilligung zwischen Ihnen und uns abgestimmten einzelnen Maßnahmen und Aktivitäten, Beschreiben Sie danach gegliedert, welche dieser geplanten Aktivitäten Sie tatsächlich und in welchem Umfang realisiert haben. Stellen Sie auch die Bedeutung des ehrenamtlichen Einsatzes für das Projekt dar. Falls Sie bei den realisierten Aktivitäten von den geplanten erkennbar abgewichen sind, begründen Sie die Abweichungen. Führen Sie aufgetretene Probleme und die von Ihnen gefundenen Lösungen auf.

Beschreiben Sie in der hier hinterlegten Tabellenform (Word-Datei), welche Zielgruppen Sie mit den durchgeführten Maßnahmen und Aktivitäten in welchem Umfang tatsächlich erreicht haben. Gehen Sie dabei auf alle geplanten Gruppen einzeln ein. Geben Sie eine Begründung, falls Zielgruppen nicht erreicht werden konnten oder weitere Zielgruppen am Projekt partizipieren konnten.

• Erreichte Ergebnisse und Wirkungsziele

Bei der Beschreibung der Ergebnisse und Wirkungen des Projekts geht es vor allem um einen Soll – Ist – Vergleich zwischen dem, was ursprünglich geplant und mit uns vereinbart war, und dem, was tatsächlich umgesetzt und erreicht werden konnte.

Bitte übernehmen Sie die vereinbarten Ergebnisse und Wirkungen in die hier hinterlegte Tabelle (Word-Datei) und ergänzen Sie entsprechend. Hier können Sie auch Gründe für die Abweichungen, bei der Umsetzung aufgetretene Probleme, Lösungen oder alternative Aktivitäten beschreiben.

Falls eine geplante Einbindung von Kooperationspartner:innen in das Projekt sowie Maßnahmen der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit nicht schon als Teil der vereinbarten Ergebnisse festgehalten wurden, ergänzen Sie auch dies in der Tabelle.

Erstellen Sie zusätzlich einen Pressespiegel mit den Berichten über ihr Projekt in Zeitungen, Zeitschriften, auf Webseiten und in möglichen anderen Medien, führen Sie Links auf digitale Medien auf.

• Fazit und Ausblick

Reflektieren Sie, welche Schlussfolgerungen Sie aus den Ergebnissen/den realisierten Wirkungen ziehen.

Beim Zwischenverwendungsnachweis liegt dabei der Fokus auf Schlussfolgerungen für den weiteren Projektverlauf, beim Endverwendungsnachweis auf den Wirkungen über den Projektzeitraum hinweg.

Leitfragen hierfür können sein:

• • Was hat sich bewährt und würden Sie/Ihre Organisation „beim nächsten Mal“ wieder genauso umsetzen?
  • Was würden Sie/Ihre Organisation bei einer erneuten Umsetzung anders machen?

Beim EVN:

Bitte fassen Sie zum Abschluss des Sachberichts noch einmal kurz zusammen, welche für Sie die wichtigsten Ergebnisse und Erkenntnisse waren, die das Projekt hervorgebracht hat.

• • Wie können die Projektergebnisse auch nach Ende der Förderung weiter genutzt werden?
  • Welche Perspektiven sehen Sie zur Verstetigung oder Ausweitung des Projekts?
  • Ergeben sich aus dem Projekt für Sie neue Aktivitäten? Wenn ja, welche?

• Belegexemplare und Information der Stiftungsgremien

Sofern Sie dies noch nicht im Projektverlauf getan haben, senden Sie uns die benötigten Belegexemplare von im Projekt entstandenen Print-Materialien zu (siehe Öffentlichkeitsarbeit, Kapitel „Belegexemplare“). Wenn Publikationen auch in elektronischer Form zum Download angeboten werden, bitten wir um Mitteilung der Download-Links.

5.3
Zahlenmäßiger Nachweis: Wie rechne ich die Projektförderung ab, welche Unterlagen muss ich bei der Stiftung dafür einreichen?

Die Abrechnung Ihres Projektes erfolgt über den Nachweis aller Einzelkosten, die im Projekt anfallen, sowie aller Projekteinnahmen. Die Gemeinkosten sind eine Pauschale ohne Belege. Sie werden daher nicht in der Belegliste eingegeben, sondern automatisch beim Soll-Ist-Vergleich hinzugefügt.

Den zahlenmäßigen Nachweis Ihres Projektes stellen Sie der Stiftung gegenüber durch verschiedene Dokumente dar:

• Finanzbericht
  In einem knappen Text schildern Sie in wenigen Sätzen, welchen Verlauf das geförderte Vorhaben in finanzieller Hinsicht genommen hat. Reflektieren Sie, wie sich Ihre Projektkosten und deren Finanzierung entwickelt haben. Weisen Sie auf größere Veränderungen im Vergleich zur Planung hin.
• Soll/Ist-Vergleich der Kosten und Einnahmen entsprechend der Gliederung des Kosten- und Finanzierungsplans
• detaillierte aussagekräftige Beleglisten über alle Einzelausgaben, Kosten und Einnahmen
  Bei jeder Ausgabe müssen Zahlungsempfänger und Zahlungszweck auch ohne die dazugehörenden Belege verständlich sein.
  Ausnahme: 
  Wenn wir mit Ihnen eine Festbetragsfinanzierung vereinbart haben, ist keine Belegliste erforderlich.

Fördervertragsbedingungen 4.4 und 7.5

• Ergänzend zu den Beleglisten sind – sofern diese Kosten in Ihrem Projekt vorkommen – folgende Dokumente bei jedem Verwendungsnachweis in Kopie einzureichen (siehe: Welche speziellen Regeln gelten für den Nachweis einzelner Kosten sowie der Einnahmen?)
  • Personalkostenformular (nur für ältere Projekte ohne erweiterte Beleglisten, siehe 5.6)
  • Lohnjournale
  • Arbeitsverträge
  • Bestätigungen zu Freistellungen von Personal für das Projekt
  • Mietvertrag für Büroräumlichkeiten
  • Formular zur Arbeitsplatzkostenermittlung
  • Dokumente zum Nachweis von Stornokosten

5.4
Welche Unterlagen muss ich über den eingereichten Verwendungsnachweis hinaus aufbewahren? Wie weise ich Kosten und Finanzierung komplett nach?

Fördervertragsbedingungen 7.11

• Für die standardmäßige Abrechnung Ihres Projektes müssen nur der Soll/Ist-Vergleich der Kosten und Einnahmen, die Beleglisten und der Finanzbericht, sowie Belege zu Personal- und Raumkosten eingereicht werden.
• Auch wenn die meisten Einzelbelege nicht eingereicht werden müssen, gilt jedoch nach wie vor:
  Jede Position in der Belegliste muss über einen Beleg, den Sie in Ihrer Buchhaltung aufbewahren, nachgewiesen werden.
  Eine Anerkennung von Kosten ohne Beleg ist nicht möglich. 
  Die Belege müssen die im Geschäftsverkehr üblichen Angaben und Anlagen enthalten. (siehe auch Rechnungsinhalte im Teil Durchführung)

• Außer bei Personalkosten, fiktiven Kosten, Arbeitsplatzkosten und Beiträgen für die Künstlersozialkasse müssen auch die Zahlungsbelege, Kontoauszüge oder bei Barzahlungen Quittungen vorgelegt werden können. Bedenken Sie das Barzahlungsverbot für Beträge über 100 Euro. Wenn Sie das Verbot nicht einhalten, können wir die betroffenen Kosten nicht anerkennen.

Fördervertragsbedingungen 7.5 und 7.10

• Sie sind verpflichtet, alle Belege, Verträge und sonstige mit der Förderung zusammenhängende Unterlagen im Original mindestens 10 Jahre lang ab Projektabschluss aufzubewahren und auf Anforderung vorzulegen. Die Unterlagen müssen so aufbereitet sein, dass die Abrechnung für Externe nachvollziehbar ist.
• Wir führen unsere Prüfung als kursorisches Verfahren durch, d.h. wir prüfen die meisten Verwendungsnachweise belegarm.
  Es werden aus den fälligen Verwendungsnachweisen jedoch einige per Stichprobe ausgewählt, die wir einer kompletten Prüfung, d.h. mit allen Belegen, unterziehen.

5.4.1
Bestandteile von Verwendungsnachweisen

In der folgenden Tabelle haben wir die Bestandteile von Verwendungsnachweisen sowie aufzubewahrende Unterlagen, die unter den neuen Fördervertragsbedingungen relevant sind, noch einmal als Übersicht zusammengefasst:

5.5
Was muss ich bei der Zusammenstellung des Verwendungsnachweises beachten?

• Mit Abschluss des Fördervertrages stellen wir Ihnen ein Projektabrechnungstool zur Verfügung, das Sie beim Projektcontrolling und der ordnungsgemäßen Projektbuchhaltung unterstützen soll.
  Beim Abrechnungstool sind für die einzelnen Kosten- und Finanzierungspositionen, die Sie bei der Antragstellung im Kosten- und Finanzierungsplan angegeben haben, bereits Beleglisten vorbereitet, in die Sie dann die einzelnen Ausgaben, fiktiven Kosten und Einnahmen eintragen. Beachten Sie dabei die Erläuterungen, die im ersten Tabellenblatt zusammengestellt sind.
  Die Summen aus den einzelnen Listen werden automatisch in einem Tabellenblatt „Soll-Ist-Vergleich“ zusammengeführt, das dann zusammen mit den Angaben in den Beleglisten alle von uns benötigten Zahlenangaben eines Verwendungsnachweises umfasst.
• TIPP:
  Schaffen Sie sich eine entsprechende Ablagestruktur und verzeichnen Sie die Belege von Anfang an in den Beleglisten oder buchen Sie die Belege unter einer eigenen Kostenstelle in der Buchhaltung, um sich die finanzielle Berichterstattung später zu erleichtern.
  Wichtig ist auch, dass Belege und Zahlungsbelege einander über das Zahlungsdatum und den Betrag eindeutig und übersichtlich zuzuordnen sind. Bei Zahlungen, in denen die Beträge nicht übereinstimmen, da mehrere Belege zusammengefasst wurden (häufig bei Erstattungen), müssen Sie Transparenz durch entsprechende Aufstellungen herstellen, siehe Durchführung: Erstattungen.
  
• Einnahmen und Ausgaben müssen mit den Büchern und Belegen Ihrer Buchhaltung übereinstimmen. Die Übereinstimmung müssen Sie uns gegenüber im Verwendungsnachweis – auf dem Deckblatt der Belegliste – mit der Unterschrift einer vertretungsberechtigten Person bestätigen.

Fördervertragsbedingungen 7.5

• Wir können nur solche Kostenpositionen anerkennen, die innerhalb der Projektlaufzeit liegen. Entscheidend ist dabei das Datum, an dem die Leistung erbracht wurde. Auf jeder ordnungsgemäßen Rechnung ist dieses Leistungsdatum angegeben.
• Soweit Sie die Möglichkeit zum Vorsteuerabzug nach § 15 UStG haben, sind lediglich Nettopreise zu berücksichtigen.

Fördervertragsbedingungen 7.8

5.6
Wie sehen Belege aus, was müssen sie beinhalten?

• Viele Kosten, wie z.B. für Auftragsvergaben, werden üblicherweise durch Rechnungen belegt. Beachten Sie die Hinweise für Rechnungsinhalte.
• Für andere Ausgaben wie z.B. die Erstattung von Reisekosten für Fahrten mit dem Privat-PKW oder Tagegeld haben Sie keine Rechnungen und müssen die Kosten anders nachweisen. Dafür stellen wir Ihnen Formulare zur Verfügung.
  • Bei folgenden  Kosten müssen Sie  verpflichtend das von der Stiftung entwickelte Formular für den Nachweis nutzen:
    • Arbeitsplatzkosten
  • Personalkostenformular:
    Bei Projekten, die ab 1.8.2022 von uns ihr Abrechnungstool zur Verfügung gestellt bekommen, entfällt die Verwendung des Personalkostenformulars, die entsprechenden Informationen werden in der Belegliste abgefragt.
    Bei Projekten, die ihr Abrechnungstool vor dem 1.8.2022 zur Verfügung gestellt bekommen haben, ist die Verwendung des Personalkostenformulars verpflichtend, da in der Belegliste nicht alle erforderlichen Angaben abgefragt werden.
• Für andere Kosten können Sie  auch eigene Formulare nutzen, sofern die notwendigen Informationen enthalten sind.
  Zur freiwilligen Nutzung stellen wir Ihnen folgende Formulare für Ihren Nachweis zur Verfügung:

• • Ehrenamtliche Leistungen  
  • Privatübernachtung
  • Künstlersozialabgabe  
  • Reisekostenabrechnung 
  • Nachweis von Auslagen – Antrag auf Erstattung
  • Bewirtungen
• Für Auftragsvergaben sind außer dem Nachweis der Kosten auch die Entscheidungen und Begründungen der Auswahl des Auftragnehmers zu belegen.
  Zu diesem Zweck müssen Sie, wenn sie keine geeigneten eigenen Formulare verwenden,  unsere Vergabeformulare nutzen.
• Bei Stornierungen, die Kosten verursacht haben, muss in einem Stornovermerk festgehalten werden,
  • warum die Stornierung notwendig geworden ist,
  • dass bei Vertragsabschluss die Gründe für die Stornierung nicht absehbar waren,
  • wann die Absage erfolgt ist,
  • dass alle Erstattungsmöglichkeiten (z.B. bei Reisebuchungen) ausgeschöpft worden sind.

Es sind als Belege dazu einzureichen:

• • Verträge (mit Stornoregelungen)
  • Rechnungen
• Grundsätzlich ist auf allen Formularen, mit denen Kosten nachgewiesen oder Vergaben dokumentiert werden, die sachliche und rechnerische Richtigkeit von der Projektleitung mit Unterschrift zu bestätigen. Wenn die Projektleitung ihr selbst entstandene Kosten nachweist, muss nach dem 4-Augen-Prinzip eine andere vorgesetzte Person die Richtigkeit bestätigen.

5.7
Welche speziellen Regeln gelten für den Nachweis einzelner Kosten sowie der Einnahmen?

5.7.1
Nachweis der Personalkosten für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Fördervertragsbedingungen 7.12

• Wir haben den Nachweis für die Personalkosten vereinfacht. Wenn Sie ihr Abrechnungstool nach dem 1.8.2022 erhalten haben, benötigen sie kein Personalkostenformular, da alle Angaben zu den Personalkosten von uns in die Beleglisten integriert wurden.
  Dasselbe gilt für Alt-Projekte mit Vertragsabschluss vor 1.1.2020, die die erweiterten Beleglisten für Alt-Projekte nutzen möchten.
• Projekte, denen das Abrechnungstool vor dem 1.8.2022 zugesendet wurde, müssen für den Nachweis weiterhin unser Personalkostenformular nutzen. 
  
  • Diese Übersicht muss von dem/der Arbeitgeber/-in und dem/der Arbeitnehmer/-in unterzeichnet werden und gilt als Nachweis und Zahlungsbeleg. Soweit die Lohnbuchhaltung durch fach- und sachkundige Dritte erfolgt, müssen die Formulare nur ausgefüllt und durch die durchführenden Fachleute mit Stempel und Unterschrift bestätigt werden. Die Pflicht zur Unterzeichnung durch Arbeitgeber und Arbeitnehmer:in entfällt damit.
    Monate, in denen sich weder das Gehalt noch der Prozentanteil, mit dem ein/-e Beschäftigte/-r in dem geförderten  Vorhaben eingesetzt war, verändert hat, können in einer Zeile summiert werden. 
  • Tragen Sie bitte im Formular und in der Belegliste zunächst die Arbeitgeberbruttokosten ein. Die anteiligen Projektkosten werden in der Belegliste automatisch ermittelt, wenn Sie einen entsprechenden Projektanteil eintragen.
    (Beispiel:  Wenn bei einer regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit von 20 Stunden durchschnittlich 5 Stunden für das Projekt  gearbeitet wird, liegt der Anteil der Personalkosten, den Sie in die Liste eintragen bei 25 %).
  • Bei Einmalzahlungen muss nachvollziehbar dargelegt werden, welcher Anteil dem Projekt zuzurechnen ist (Zahlung für welche Monate mit welchem Prozentanteil). 
  • Erstattungen, die der Arbeitgeber nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) für geleistete Entgeltfortzahlungen im Krankheitsfall von der Krankenkasse erhält (U1), sind als Minus-Beträge anzugeben, in dem von uns angebotenen Formular in der Spalte „Sonstige“.
• Wenn Sie nicht sicher sind, welches Verfahren sie anwenden sollen, schauen Sie in Ihre Belegliste oder fragen Sie uns.
• In jedem Fall müssen Sie beim die Arbeitgeberbruttogesamtkosten durch Belege aus der Lohnbuchhaltung, die diese ausweisen, i.d.R. durch Lohnjournale, nachweisen. Soweit die Lohnbuchhaltung durch fach- und sachkundige Dritte erfolgt, sollte deren Richtigkeit von diesen bestätigt werden.

• Der Einsatz von Personal ist durch Arbeitsverträge und Freistellungen für das Projekt, die von der Geschäftsführung / einer zeichnungsberechtigten Person zu unterzeichnen sind, zu belegen.
  Achten Sie darauf: Wenn sich der Prozentanteil, d.h. die Arbeitsstunden im Projekt und/oder die Wochenarbeitszeit, im Laufe des Vorhabens ändert, muss dies für jeden Projektabschnitt durch die Freistellungsbestätigung oder durch eine Vertragsänderung  belegt werden.
• Beiträge zur Berufsgenossenschaft werden mit der Gemeinkostenpauschale (Alt-Projekte: Verwaltungskostenpauschale) abgegolten und werden nicht als Personalkosten anerkannt.
• Personalkosten von Kooperationspartnern
  sollen möglichst durch Rechnungen, die der Kooperationspartner dem Projektträger ausstellt, und nicht durch Belege aus dessen Personalbuchhaltung nachgewiesen werden.

5.7.2
Nachweis ehrenamtlicher Leistungen und Sachleistungen

Fördervertragsbedingungen 3.6 und 7.15

• Der Einsatz von ehrenamtlich tätigen Personen muss im Sachbericht erläutert werden.
• Belegt werden Ehrenamtsstunden durch Stundennachweise mit Beschreibung der Tätigkeit, Namen und Unterschriften der tätigen Personen. Wir bieten Ihnen dazu ein Formular für Ehrenamtsstunden an.
• Achten Sie darauf, dass nicht mehr als 12 h pro Person pro Tag akzeptiert werden können.

• Bitte beachten Sie, dass Sie ohne Genehmigung nicht mehr ehrenamtliche Leistungen abrechnen können als in der Planung festgehalten.
• Sachliche Eigenleistungen können wie folgt belegt werden:
  Privatübernachtungen können über eine Bestätigung des Gastes mittels unseres Formulars Privatübernachtungen nachgewiesen werden.
  Bei Räumen, die für Veranstaltungen kostenfrei zur Verfügung gestellt werden, muss das Stattfinden der Veranstaltung nachgewiesen werden, z.B. über Teilnahmelisten. Die Höhe der ansetzbaren Kosten kann durch einen Vergleichsmietvertrag belegt werden.

5.7.3
Nachweis der Sachkosten

• Halten Sie unsere Regelung für Auftragsvergaben ein, die Sie unter Durchführung finden.
  Bei Vergaben sind nicht nur die Rechnungen / Verträge und Zahlungsbelege aufzubewahren, sondern auch das Vergabeformular und ggf. Angebote. Auch diese Belege können wir im Rahmen der Prüfung der Verwendungsnachweise ggf. anfordern.
• Raumkosten für Arbeitsplätze
  Beachten Sie die Pauschalierung von Arbeitsplatzkosten (siehe Antragstellung).
  Als Belege sind unser Arbeitsplatzkosten-Formular sowie eine Kopie des Mietvertrages für den Projektzeitraum abzulegen, aus dem der Kaltmietpreis sowie die Quadratmeterzahl der Räumlichkeiten hervorgehen.
  Falls Sie einen Coworking-Space nutzen oder einen Mietvertrag haben, der die Zurverfügungstellung von Infrastruktur (Möbel- und IT-Nutzung, Verbrauchsmaterialien oder Reinigung) enthält,  oder eigene Immobilien nutzen, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf. In diesen Fällen gelten gesonderte Abrechnungsmodalitäten, die wir Ihnen gerne erläutern.

Fördervertragsbedingungen 3.5

• Honorare

Richten Sie sich nach unseren Hinweisen für Honorarverträge unter Durchführung.

Fördervertragsbedingungen 7.13

• Künstlersozialkasse
  Da die Beiträge zur Künstlersozialkasse im Nachhinein abgeführt bzw. Abschlagszahlungen gefordert werden, sind die entsprechenden Bescheide und Zahlungsbelege nicht geeignet für den Nachweis der im Projekt angefallenen Kosten. Diese können mit unserem Formular anhand der Rechnungssumme ermittelt und nachgewiesen werden.
  Achten Sie darauf, dass bei der Berechnung der Künstlersozialkassenbeiträge die Nettobeträge der entsprechenden Rechnungen als Basis zu nehmen sind.

• Reisekosten
  Die Sätze, die wir für Reisekosten im Projekt anerkennen, finden Sie unter Durchführung.
  Wir stellen Ihnen ein Reisekostenabrechnungsformular mit den von uns akzeptierten Bedingungen zur Verfügung.
  Wenn Sie eigene Formulare mit anderen, internen Sätzen nutzen, beachten Sie bitte, dass Sie die von uns anerkannten Kosten kenntlich machen, z.B. durch eine zusätzliche Spalte, und nur diese in den Beleglisten aufführen. Die Änderung der von Ihnen erstatteten Kosten zu den von uns anerkannten kann bei einer großen Zahl von Reisekostenabrechnungen durch ein Übersichtsblatt gesammelt errechnet und erläutert werden.

• Bewirtungen
  Aus den Belegen zum Nachweis von Bewirtungskosten, die Ihnen im Zusammenhang mit Veranstaltungen oder im Rahmen der Begleitung von Projektgästen entstehen, müssen Tag, Ort und Anlass der Bewirtung sowie die bewirteten Personen, bzw. der Personenkreis (ggf. mit Teilnehmerliste) eindeutig hervorgehen. Wir stellen Ihnen als Angebot ein Formular zur Verfügung.
  Achten Sie bitte darauf, dass die erforderlichen Angaben nach Möglichkeit auf den Rechnungen enthalten sind und ergänzen Sie möglicherweise fehlende Angaben durch zusätzliche Erläuterungen in der Belegliste oder durch von Ihnen unterschriebene Einzel-Bestätigungen. Beispielsweise bieten Restaurant-Quittungen in der Regel auf der Rückseite die Möglichkeit, die bewirteten Personen einzutragen.

5.7.4
Gemeinkosten

Gemeinkosten werden pauschal abgerechnet und müssen daher nicht nachgewiesen werden, gehören demnach auch nicht in die Beleglisten.

5.7.5
Nachweis von Einnahmen

• Kooperationen und Kofinanzierungen sind bereits bei Antragstellung durch Verträge und Zuwendungsbestätigungen nachgewiesen. Lediglich bei Änderungen sind diese über die entsprechenden Verträge später nachzuweisen.
• Denken Sie daran, alle weiteren, auch ggf. bei der Antragstellung noch nicht bekannte, Einnahmen auszuweisen.
  Beachten Sie, dass diese Einnahmen nicht automatisch in den Soll-Ist-Vergleich übernommen werden, sondern dort manuell hinzugefügt werden müssen (siehe Erläuterungen im Abrechnungstool).
• Beachten Sie: Auch für die Einnahmen sind Zahlungsbelege notwendig.

5.8
Wie werden meine Verwendungsnachweise geprüft?

5.8.1
Standardprüfung aller Verwendungsnachweise

• Bei allen Verwendungsnachweisen werden Sach- und Finanzbericht geprüft. Die zum zahlenmäßigen Nachweis eingereichten Dokumente werden auf Plausibilität und Wirtschaftlichkeit geprüft sowie mit den inhaltlichen Zielen und den finanziellen Planzahlen abgeglichen.
• Wir behalten uns vor, bei Unklarheiten zusätzliche inhaltliche Erläuterungen und Begründungen sowie – für die finanzielle Rechnungslegung – Belege nachzufordern. 
• Wir können mit Ihnen vereinbaren, dass eine Verwendungsnachweisprüfung durch eine testierte Erklärung eines/-r Wirtschaftsprüfers/-prüferin ersetzt wird. Setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung, wenn Sie von dieser Möglichkeit Gebrauch machen wollen.

Fördervertragsbedingungen 7.17

5.8.2
Zusätzliche Stichprobenprüfungen und Prüfungen durch den Landesrechnungshof

Fördervertragsbedingungen 7.2

• Neben der Standardprüfung aller Verwendungsnachweise werden von der Stiftung regelmäßig Projekte (in Form von Stichproben) ausgewählt und einer vertieften Prüfung der Mittelverwendung unterzogen. Dabei erfolgt unter anderem eine Prüfung aller aufzubewahrenden Belege, die Sie im Rahmen der Standardprüfung nicht einreichen mussten.
• Die Stichproben werden nach Zufallsauswahl und/oder mit Prüfschwerpunkten (z.B. für Auftragsvergaben) ermittelt.
• Diese Prüfung kann bei der Stiftung erfolgen, wir fordern zu diesem Zweck Belege in Kopie von Ihnen an.
• Alternativ behalten wir uns vor, die Originalbelege bei einem Besuch Ihrer Organisation zu prüfen. In diesem Fall kündigen wir unseren Besuch im Rahmen des Prüfverfahrens an und vereinbaren einen Termin mit Ihnen.
  In der Regel wird bei einer Prüfung vor Ort das gesamte Projekt (inkl. schon abgeschlossener Verwendungsnachweise) geprüft.
• Zusätzlich kann es auch bei Prüfungen der Stiftung durch das Land Nordrhein-Westfalen zur Prüfung von Einzelprojekten kommen. Diese können auch nach dem Projektabschluss durch die Stiftung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist für die Belege stattfinden. Auch bei diesen Prüfverfahren können Belegkopien bei ihnen angefordert oder Originalbelege vor Ort eingesehen werden.   

5.8.3
Clearingverfahren

Fördervertragsbedingungen 7.6

Wenn Ihr Projekt kofinanziert ist, behalten wir uns vor, die Prüfung des Projektes mit dem anderen Geldgeber abzustimmen. Dieses Verfahren ist schon im Antragsverfahren mit Ihnen und dem Kofinanzierer geklärt worden. Die Erlaubnis dazu haben Sie uns bei Antragstellung gegeben.

5.9
Welche Auswirkungen hat das Prüfungsergebnis auf weitere/restliche Auszahlungen? In welchen Fällen muss ich Fördergelder zurückzahlen?

5.9.1
Zwischenverwendungsnachweise

• Aufgrund der Prüfung Ihres eingereichten Zwischenverwendungsnachweises ergeben sich die von uns anerkannten bisherigen Kosten.
• Diese werden mit Ihren Einnahmen (inkl. der bisher von uns getätigten Zahlungen) verglichen.
• Sollten die Kosten niedriger sein als die Summe der Auszahlungen, werden – je nach Höhe der Differenz – entweder folgende Zahlungen ausgesetzt oder verschoben. Im Extremfall kann es auch zu einer zwischenzeitlichen Rückforderung von Fördergeldern kommen.
• Wenn Sie den Zwischenverwendungsnachweis ohne Rücksprache mit uns nicht zum vereinbarten Datum einreichen, müssen wir die noch ausstehenden Projektauszahlungen bis zu dessen Eingang sperren.

5.9.2
Endverwendungsnachweise

• Aufgrund der Prüfung Ihres eingereichten Endverwendungsnachweises ergeben sich die von uns anerkannten Gesamtkosten und -einnahmen. Daraus ergibt sich eine rechnerische Fördersumme.
• In Ihrem Fördervertrag sind bei einer Anteilsfinanzierung die bewilligte maximale Fördersumme sowie der vereinbarte Höchstprozentsatz an den Gesamtkosten festgelegt. Dadurch wird die Förderung gedeckelt.
  Sind die Kosten höher als geplant, ergibt sich durch die gedeckelte Fördersumme ein geringerer Förderprozentsatz.
  Sind die Kosten niedriger als geplant, ergibt sich durch den gedeckelten Förderprozentsatz eine geringere Fördersumme.

Fördervertragsbedingungen 6.2

• Wir prüfen neben dem Einhalten von Fördersumme und –prozentsatz – auch, ob das Projekt  überfinanziert ist (auch bei Projekten mit Festbetragsfinanzierung):
  Die Summe aller Fördermittel und der Einnahmen, Spenden und Sponsoring-Mittel, die sich auf die von uns geförderten Maßnahmen beziehen, darf die Summe der tatsächlich entstandenen förderfähigen Kosten der geförderten Maßnahmen nicht übersteigen. Tritt dieser Fall, etwa aufgrund von nicht vorgesehenen zusätzlichen Förderungen und Einnahmen oder aufgrund von Minderausgaben ein, so wird unser Förderbetrag um den Betrag – ggf. anteilig – gekürzt, der die tatsächlich entstandenen förderfähigen Gesamtkosten übersteigt.

Fördervertragsbedingungen 5.2

• Nach Abschluss aller Prüfungen wird eine abschließende Fördersumme ermittelt, die Ihnen mitgeteilt wird.
• Nach Abzug der bisherigen Auszahlungen erfolgt die Zahlung der Restsumme.
• Sollten Sie mehr Mittel als die abschließende Fördersumme bekommen haben, fordern wir Sie auf, die Differenz zurückzuzahlen.