4.1
Welche besonderen Regeln gelten für Projektausgaben?

4.1.1
Auftragsvergaben  bei Anschaffungen und Dienstleistungen (u.a. Honorarverträge)

4.1.2
Honorarverträge

4.1.3
Reisekosten

4.1.4
Bewirtungskosten bei Veranstaltungen

4.1.5
Anschaffungen von Gegenständen

4.1.6
Form- und Inhaltsvorschriften für Rechnungen

4.1.7
Vorgaben für Zahlungen

4.1.8

Auslagen von Zahlungen und Erstattungen

4.2
Was ist zu tun bei Änderungen im Projektverlauf?

4.2.1
Welche Änderungen muss ich der Stiftung mitteilen?

4.2.2
Sind Verschiebungen des Projektzeitraums und Verlängerungen der Projektlaufzeit möglich?

4.2.3
Ist es möglich, geplante Kosten von einer Rubrik in eine andere zu übertragen/sind Kostenumwidmungen möglich?

4.2.4
Was ist bei Stornierungen von Veranstaltungen zu beachten? 

4.3
Was muss ich bei der Öffentlichkeitsarbeit beachten?

4.1
Welche besonderen Regeln gelten für Projektausgaben?  

Die Fördermittel, die Sie von uns bekommen, erfordern einen wirtschaftlichen und sparsamen Umgang sowie eine sachgerechte, zweckentsprechende Verwendung der Mittel. Außerdem müssen Sie die Mittelverwendung uns gegenüber transparent und nachvollziehbar darstellen und belegen können.  Um sie dabei zu unterstützen, haben wir die folgenden Regelungen getroffen, die bei der Durchführung der Projekte zu beachten sind. 

Für einen transparenten Nachweis ist es zudem wichtig, dass Belege und Zahlungsbelege gut geordnet sind. Diese beiden Dokumente müssen einander über das Zahlungsdatum und den Betrag eindeutig und übersichtlich zuzuordnen sein.
Bei Zahlungen, in denen die Beträge nicht übereinstimmen, da mehrere Belege zusammengefasst wurden (häufig bei Erstattungen), müssen Sie Transparenz durch entsprechende Aufstellungen oder Hinweise herstellen, siehe Erstattungen.

4.1.1
Auftragsvergaben bei Anschaffungen und Dienstleistungen (u. a. Honorarverträge)

Fördervertragsbedingungen  2.3

Einführung:
Verbindliche Vergaberegeln helfen, die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit, Transparenz, Gleichbehandlung und des Wettbewerbs bei der Anschaffung von Gütern und bei der Beauftragung von Dienstleistungen (inklusive Honorarverträge) einzuhalten und das Vorgehen bei der Vergabe für externe Prüfungen zu dokumentieren.

Auf Projektmanagementebene werden Vergaberegeln jedoch häufig als zeitaufwändig, mühselig und wenig zweckdienlich empfunden. Eine durchdachte, transparente und mit entsprechendem Vorlauf geplante Auftragsvergabe kann aber entscheidende Vorteile für die Projektdurchführung haben. Insbesondere, wenn Sie vorab klar beschreiben, welche Leistungen Sie erwarten (sog. Leistungsbeschreibung), nach welchen Qualitätskriterien Sie die Angebote auswählen wollen und welche Eignung die Anbieter erfüllen müssen, können Sie Verzögerungen in der Beauftragung und auch Missverständnisse und Streitigkeiten bei der Auftragsdurchführung vermeiden, was zu einem reibungslosen Ablauf im Projekt beiträgt.

Auch die Herstellung von Wettbewerb mit entsprechenden Markterkundungen und Preisrecherchen ist auf lange Sicht ein Vorteil für die Projekttätigkeiten von Organisationen. Das Ergebnis muss nicht zwingend ein Wechsel des gewohnten Dienst- oder Lieferleisters sein, es ist aber entscheidend, den Markt zu kennen und auch andere Angebote sowie neue Wege zur Auftragsdurchführung in Betracht zu ziehen.

Nicht zuletzt dienen Vergaberichtlinien zur Korruptionsprävention. So wird möglicher Kritik an willkürlicher Vergabe und ungerechtfertigter Bevorzugung Einzelner durch Entscheidungsträger:innen in geförderten Organisationen entgegengewirkt.

Vergaberichtlinien in der Stiftung:
Folgende Vergaberegeln sind für Aufträge in Förderprojekten der Stiftung verbindlich.

• Die Aufträge sind an geeignete sach- und fachkundige Auftragnehmer:innen zu vergeben.
• Es ist nicht erforderlich, bereits für den Förderantrag konkrete Angebote einzuholen (außer bei Organisationsentwicklungsprojekten). Eine Schätzung der Kosten auf Grundlage von Erfahrungswerten oder einer ersten Preisrecherche ist ausreichend. Bei der tatsächlichen Auftragsvergabe im Verlauf des Projektes müssen Sie jedoch die unten aufgeführten Regeln unbedingt beachten.
• Es sollte ein möglichst kostengünstiges Angebot ausgewählt werden. Für die Bewertung des wirtschaftlichsten Angebotes ist der niedrigste Angebotspreis allein jedoch nicht entscheidend. Es können auch Qualität, zeitliche Konditionen, Garantien, technische Aspekte, Wartungsfragen, besondere Umweltkriterien (z. B. Energieverbrauch, klimaneutraler Druck) in die Entscheidungsfindung mit einfließen. Qualitätsstandards, die Sie an die gewünschte Leistung haben und nach denen Sie die Angebote bewerten wollen, müssen bei der Angebotseinholung klar dargestellt werden, um vergleichbare Angebote zu erhalten. Mit Blick auf unseren Stiftungszweck empfehlen wir, dass bei Liefer-, Bau- und Dienstleistungen, die mit unseren Fördermitteln bezuschusst werden, Umweltbelange in besonderer Weise berücksichtigt werden.
• Sie müssen alle Vergabeentscheidungen ab 500 EUR mithilfe eines Vergabevermerks nachvollziehbar dokumentieren. Mit unseren Vergabeformularen können Sie die notwendigen Verfahrensschritte übersichtlich darstellen sowie der Dokumentationspflicht nachkommen.
  Bewahren Sie für den Fall von Prüfungen die Vergabedokumentation immer zusammen mit den Rechnungen sowie den Zahlungsbelegen auf. Ab 5.000 EUR netto müssen auch die schriftlichen Angebote und/oder schriftliche Dokumentationen von Absagen vorliegen.
• Ohne eine vorherige Analyse des Projektbedarfs (Welche Anschaffung bzw. Dienstleistung ist für das Projekt wirklich notwendig? Was brauchen wir genau?) und ohne Marktrecherche dürfen Aufträge (etwa für Design- oder Druckarbeiten oder die Konzeption von Bildungsmaterialien) nicht vergeben werden. Vor einer Auftragsvergabe müssen in der Regel Preise verglichen oder verschiedene Angebote eingeholt werden, es sei denn, es liegt eine wichtige Begründung für die direkte Beauftragung eines bestimmten Unternehmens vor, z. B. dass bereits durchgeführte Vorarbeiten den anstehenden Arbeitsaufwand und entsprechend auch die Kosten verringern oder ein Alleinstellungsmerkmal vorliegt, der Auftrag also tatsächlich nur von diesem einen Unternehmen in der gewünschten Form erledigt werden kann. In diesem Fall muss eine ausführliche Begründung in die Vergabedokumentation aufgenommen werden.

• Vor jeder Auftragsvergabe muss zunächst eine Kostenschätzung vorgenommen werden. Verschaffen Sie sich einen Überblick zum Umfang des Auftrags, zu möglichen Anbietern und zu den marktüblichen Preisen, um den voraussichtlichen Auftragswert ohne Umsatzsteuer (Nettobetrag) zu schätzen. Dies sollte in der Regel schon bei Antragstellung geschehen, sollte aber vor der Auftragsvergabe nochmal geprüft werden.
• Bei der Wahl der Vergabeart dürfen Leistungen, die einen einheitlichen Charakter aufweisen, nicht künstlich gesplittet werden, um dadurch weniger strenge Regeln anwenden zu können. Sollte absehbar sein, dass in Ihrer Organisation bestimmte Dienstleistungen regelmäßig anfallen (bspw. Entwicklung und/oder Betreuung von Webseiten oder Grafik-/Layout-Arbeiten), ist auch die Ausschreibung eines mehrjährigen Rahmenvertrags möglich, aus dem bestimmte Leistungskategorien dann nach Bedarf abgerufen werden können (s.u. unter „Rahmenverträge“)
• Wenn Projektverantwortliche enge persönliche oder geschäftliche Beziehungen zu einem Auftragnehmer haben, muss die Vergabeentscheidung von einer anderen Person in der Organisation oder im Verein gefällt werden. Auch der Vergabevermerk muss von einer dritten Person unterschrieben werden, um dem Verdacht der Befangenheit zu entgehen.

Je nach Höhe des geschätzten Auftragswertes gelten dann folgende Regeln

Wichtiger Hinweis: Es besteht Dokumentationspflicht zu allen Vergaben ab einem Auftragswert von 500 Euro!
Bitte beachten Sie, dass bei fehlenden oder mangelhaften Dokumentationen Kosten ggf. von uns nicht anerkannt werden können! Die notwendigen Informationen zur Dokumentation in den unterschiedlichen Wertgrenzen können Sie unseren Vergabeformularen entnehmen. Wenn Sie kein eigenes Formular haben oder geeignete Formulare anderer Geber nutzen, sind die Formulare der Stiftung verpflichtend.

Aufträge bis zu 500 EUR (Nettowert)

Bis zu 500 EUR können Aufträge ohne Dokumentation vergeben werden.

Aufträge zwischen 500 und 4.999  EUR (Nettowert)

Sie müssen die Wirtschaftlichkeit einer Auftragsvergabe durch entsprechende Preisrecherchen nachweisen und entsprechend dokumentieren.

Nutzen Sie den entsprechenden Vergabevermerk.

Eine schriftliche Einholung von Angeboten ist nicht zwingend notwendig, es muss aber nachgewiesen werden, dass unterschiedliche Anbieterpreise ermittelt wurden. Die unterschiedlichen Wege und Ergebnisse der Preisrecherche können im Vergabevermerk dokumentiert werden. Bitte bewahren Sie eventuelle Belege (E-Mails, Angebote etc.) auf.

Eine Direktbeauftragung (ohne Vergleichsangebote) ist in dieser Wertgrenze in Ausnahmefällen zulässig, muss aber gesondert begründet werden. Besondere Ausnahmetatbestände sind z.B. nachweislich niedrigere Preise (vorteilhafte Gelegenheit) oder ein Alleinstellungsmerkmal des Dienstleisters oder eines Produkts, aber auch Umwelt- und Nachhaltigkeitskriterien dürfen hier herangezogen werden.

Aufträge ab 5.000 bis 25.000 EUR (Nettowert)

Es sind mindestens bei drei Unternehmen schriftliche Angebote anzufragen. Nachgewiesene schriftliche Absagen können entsprechend berücksichtigt werden.
Sie müssen die Auftragsvergabe schriftlich dokumentieren.

Nutzen Sie unseren entsprechenden Vergabevermerk.

Es muss sowohl eine Begründung für die Notwendigkeit der beauftragten Leistung als auch eine Begründung der Vergabeentscheidung für das wirtschaftlichste Angebot dokumentiert werden. Die schriftlichen Angebote sind Teil der Auftragsvergabe und müssen aufbewahrt werden.

Wenn in einzelnen Fällen nach Art und Umfang der Leistung nur ganz bestimmte Unternehmen oder Einzelpersonen (weniger als drei) für eine Auftragsvergabe in Frage kommen, müssen Sie im Vergabevermerk besonders begründen, warum Sie weniger oder keine Vergleichsangebote eingeholt haben. Bitte nehmen Sie in solchen Fällen mit uns Kontakt auf.

Aufträge ab 25.000 (Nettowert)

Für eine reibungslose Auftragsvergabe in diesen Wertgrenzen sind die formellen, inhaltlichen und organisatorischen Anforderungen an die Durchführung der Vergabe hoch. Falls eine solche Auftragserteilung in Ihrem Projekt ansteht, nehmen Sie bitte vorher Kontakt mit uns auf. Wir beraten Sie – zugeschnitten auf den konkreten Fall – und stellen entsprechende Dokumentationsformulare zur Verfügung.

Rahmenverträge:

Für wiederholt erforderliche Einkäufe von Dienstleistungen wie z.B. Layout, Druck etc. kann eine Ausschreibung erstellt werden und ein für mehrere Jahre gültiger Rahmenvertrag mit dem entsprechend wirtschaftlichsten Anbieter abgeschlossen werden. Wichtig ist dabei, dass eine detaillierte Leistungsbeschreibung vorliegt, in der der Bedarf Ihrer Organisation umfassend beschrieben ist.  Wenn Sie z.B. bei Druckereien Rahmenangebote nur für den Druck von Flyern und Broschüren eingeholt haben, müssten Sie bei der Vergabe von z.B. Bannern oder Rollups neue Angebote einholen. Das Rahmenangebot muss sowohl die entsprechenden Leistungskategorien enthalten, die dem Bedarf Ihrer Organisation entsprechen, als auch die Abrufbedingungen und Einzelpreise transparent ausweisen.  Es müssen für alle Dienstleistungen und Einkäufe Rechnungen für den jeweiligen Auftrag ausgestellt werden, die sich auf den Rahmenvertrag beziehen, jedoch keine weiteren Angebote eingeholt werden.

Für diese Vergabe von Rahmenverträgen gelten unsere Vergaberegelungen in den oben aufgeführten Wertgrenzen. Für die Kostenschätzung bzw. das Auftragsvolumen wird die maximale Schätzung der Leistungsabrufe über die gesamte Laufzeit des Rahmenvertrages zugrunde gelegt, diese Kostenschätzung bildet die Grundlage für die Verfahrensart.

Der Rahmenvertrag soll die maximale Laufzeit von drei Jahren nicht überschreiten.

4.1.2
Honorarverträge

Fördervertragsbedingungen  7.13

Auch für Honorarverträge gelten die unter Auftragsvergaben dargestellten Regeln für Ausschreibungen. 

Werden Projektaufgaben von Honorarkräften durchgeführt, so müssen mit diesen Honorarverträge abgeschlossen werden.  Aus dem Vertrag muss hervorgehen, wie das Honorar kalkuliert wurde (z. B. nach Stunden- oder Tagessätzen). 

Diese Verträge mit Honorarkräften müssen mindestens folgende Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des Auftragnehmers,
• den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Auftraggebers (des Projektträgers, nicht einzelner Privatpersonen innerhalb der Organisation),
• Beschreibung der Tätigkeit und ihre Dauer bzw. die von der Honorarkraft zu liefernden Arbeitsergebnisse,
• Tag der Lieferung oder Leistung, 
• Höhe des Honorars inklusive Angaben zur Mehrwertsteuer,
• Regelung möglicher Nebenkosten (Sind Reisekosten und mögliche Materialkosten etc. bereits mit dem Honorar abgegolten oder nicht?),
• Hinweis auf die Selbstversteuerung des Auftragnehmers,
• Ausstellungsdatum,
• Ort des Vertragsabschlusses und Unterschriften.

Für kleinere Aufträge bis 250 Euro (Geltungsbereich für Kleinbetragsrechnungen) stellen wir Ihnen auf unserer Website einen einfachen Muster-Honorarvertrag zur Verfügung, der auch gleich als Rechnung genutzt werden kann. Für größere Aufträge darf dieses Formular nicht genutzt werden –hier werden detailliertere Verträge bzw. ein detailliertes Angebot mit allen oben angegebenen Punkten und einer schriftlichen Bestätigung durch Sie als Auftraggeber benötigt.

Zahlungen im Rahmen von Nebentätigkeiten als Übungsleiter:in, die nicht durch Rechnungen belegt werden können, müssen durch schriftliche Vereinbarungen begründet und entsprechend (etwa durch Beleg der gearbeiteten Stunden) nachgewiesen werden.

Bei Aufträgen an selbständige Künstler:innen, Texter:innen, Grafiker:innen oder Webdesigner:innen fallen Abgaben an die Künstlersozialkasse an. Die Künstlersozialabgabe bezieht sich immer auf den Nettobetrag der Rechnungssumme. Künstlersozialabgaben werden erst im Nachhinein an die Sozialkasse abgeführt, für den Nachweis und die Berechnung können Sie unser Formular Nachweis von Künstlersozialabgaben nutzen. Wir empfehlen Ihnen, die entsprechenden Daten direkt zu erfassen, sobald Sie eine entsprechende Rechnung in die Belegliste eintragen.

4.1.3
Reisekosten

Fördervertragsbedingungen  7.14

Bei Reisekosten (Fahrtkosten und Ausgaben für Unterkunft und Verpflegung) orientieren wir uns an den Bestimmungen des in Nordrhein Westfalen geltenden Landesreisekostengesetzes bzw. am Bundesreisekostengesetz.

Das bedeutet, die Reisen 

• müssen wirtschaftlich durchgeführt werden,
• sollen auf das unbedingt notwendige Maß beschränkt werden,
• sollen vorrangig mit öffentlichen Verkehrsmitteln in der 2. Klasse durchgeführt werden,
• sind mit den vorhandenen Fahrpreisermäßigungen und sonstigen Vergünstigungen in Anspruch zu nehmen. (So sind Sie z.B. verpflichtet, unabhängig von dem geförderten Vorhaben beschaffte Zeit- oder Netzkarten bzw. Firmentickets zu verwenden. Das gilt auch für eine privat angeschaffte BahnCard).

Für den Nachweis der Reisekosten stellen wir Ihnen das Formular Nachweis von Reisekosten zur Verfügung. Wir erkennen auch den Nachweis auf anderen Formularen an, wenn diese alle für unsere Prüfung notwendigen Informationen zu den Reisekosten enthalten. Mit einer entsprechenden Erläuterung können Sie dabei auch mehrere wiederkehrende und i. d. R. ähnlich verlaufene Reisen zusammenfassen. Entscheidend ist, dass die Darstellung plausibel ist. 

Reisekostenerstattungen, die Sie von Dritten erhalten, müssen Sie angeben und verrechnen. 

Es gelten im Besonderen folgende Bedingungen für die Anerkennung der Kosten:

Fahrtkosten

• Fahrtkosten werden nicht anerkannt, wenn eine unentgeltliche Beförderungsmöglichkeit genutzt werden kann.
• Für Reisen mit anderen Verkehrsmitteln werden nur aus triftigen Gründen höhere Kosten, als sie bei der Nutzung der öffentlichen Verkehrsmittel entstandenen wären, anerkannt.
• Anschaffung einer BahnCard oder eines Deutschlandtickets
  Die Kosten werden nur anerkannt, wenn sich die Karte / das Ticket für Fahrten im Rahmen eines geförderten Vorhabens vollständig amortisiert. Dies ist beim Erwerb absehbar und plausibel nachzuweisen. Eine anteilige Anerkennung bei einzelnen Fahrten zusätzlich zum Fahrpreis ist grundsätzlich ausgeschlossen.
• Wird aus triftigem Grund eine Flugreise durchgeführt, werden nur die Kosten der niedrigsten buchbaren Klasse anerkannt.
• KFZ-Nutzung
  Wenn das Reiseziel nicht oder nur sehr umständlich zu erreichen ist oder andere triftige Gründe vorliegen, kann ein KFZ (Dienst-, Miet-, Car-Sharing- oder auch ein privates Kraftfahrzeug) genutzt werden. In diesem begründeten Fall erkennen wir pauschal Fahrtkosten in Höhe von 0,20 € pro gefahrenem Kilometer bei Nutzung eines PKW an, für die Nutzung eines zweirädrigen Kraftfahrzeuges ab 2023 0,15 Euro. Höhere nachgewiesene Kosten für den Einsatz des Dienst-, Miet- oder Car-Sharing-Fahrzeugs können ebenfalls anerkannt werden.
  Wenn in einem privaten Kraftfahrzeug weitere mit dem geförderten Vorhaben in Zusammenhang reisende Personen oder Sachen mitgenommen werden, erkennen wir ab 2023 eine Mitnahmeentschädigung von 5 Cent je Person und Kilometer an.
  Beachten Sie: Die KFZ-Kosten für eine Reise werden auf 130 Euro begrenzt.
• Kosten für das Abstellen von Fahrzeugen (Parkscheine) erkennen wir als Nebenkosten an.
• Für Strecken, die mit einem privaten Fahrrad zurückgelegt werden, erkennen wir ab 2023 Kosten in Höhe von 0,23 € an.

Verpflegungsmehraufwand

• Wir erkennen Mehraufwendungen für Verpflegung pauschal als „Tagegeld“ an, und zwar bei Abwesenheit

• • von 24 Stunden in Höhe von 28 Euro,
  • von weniger als 24 Stunden, aber mehr als 8 Stunden, in Höhe von 14 Euro.
• Wird aufgrund der An- und Abreise die vorhergehende und/oder anschließende Nacht außerhalb der eigenen Wohnung verbracht, wird jeder Tag pauschal – ohne Rücksicht auf die genaue Abwesenheitszeit – mit 14 Euro vergütet.

• Erhält der/die Reisende ein kostenfreies Mittag- oder Abendessen, wird das Tagegeld jeweils um 11,20 Euro pro Essen gekürzt, bei kostenfreiem Frühstück um 5,60 Euro.

Übernachtungskosten

• Notwendige Übernachtungskosten erkennen wir auf Nachweis an. Übernachtungskosten von mehr als 70 Euro bzw. von mehr als 100 Euro in Großstädten mit mehr als 100.000 Einwohnern müssen besonders begründet werden.
• Ohne Nachweis erkennen wir eine Pauschale von 20 Euro an.
  Dies gilt auch bei kostenfreien Privatübernachtungen, die Gästen oder Referenten zur Verfügung gestellt werden, wenn diese als sachliche Eigenleistung abgerechnet werden. Diese Eigenleistung ist jedoch nachzuweisen, z.B. mit unserem Formular.
• Ist in den Übernachtungskosten das Frühstück enthalten oder erhält der/die Reisende ein kostenfreies Frühstück von Dritten, so wird das Tagegeld um 5,60 Euro gekürzt.

Tipp:
Achten Sie bei Hotel-Rechnungen möglichst darauf, dass die reisende Person angegeben wird, jedoch nicht als Rechnungsempfänger. Rechnungsempfänger soll Ihre Organisation sein, und die Zahlung soll bargeldlos durch Überweisung oder über eine Kreditkarte Ihrer Organisation erfolgen. Barzahlungen oder Zahlungen mit privater Kreditkarte sind nur in Ausnahmefällen erlaubt. Das führt zu mehr Transparenz in den Zahlungsflüssen.

Bitte achten Sie in Ihrer Buchhaltung darauf, dass bei Reisekostenabrechnungen neben Zahlungsbelegen auch Fahrkarten und Flugtickets und ggf. Rechnungen des Reisebüros oder der Fluggesellschaft als Belege vorliegen. 

4.1.4
Bewirtungskosten bei Veranstaltungen

• Bewirtungskosten, die Ihnen im Zusammenhang mit Veranstaltungen oder im Rahmen der Begleitung von Projektgästen entstehen, können als Sachkosten abgerechnet werden.
  Aus den Belegen zum Nachweis müssen Tag, Ort und Anlass der Bewirtung sowie die bewirteten Personen bzw. der Personenkreis (ggf. mit Teilnehmerliste) eindeutig hervorgehen. Achten Sie bitte darauf, dass die erforderlichen Angaben nach Möglichkeit auf den Rechnungen enthalten sind, und ergänzen Sie möglicherweise fehlende Angaben durch zusätzliche Erläuterungen in der Belegliste oder durch von Ihnen unterschriebene Einzel-Bestätigungen. Restaurant-Quittungen bieten z. B. in der Regel auf der Rückseite die Möglichkeit, die bewirteten Personen einzutragen.
• Bewirtungskosten im Zusammenhang mit internen Meetings werden nicht anerkannt.

4.1.5
Anschaffung von Gegenständen

Fördervertragsbedingungen  7.16

• Im Rahmen unserer Förderung können Kosten für den Erwerb von Gegenständen aufgeführt werden, sofern diese spezielle Funktionen erfüllen, die über einen Standard-Bürobetrieb hinausgehen und für die Durchführung des Projektes dringend erforderlich sind. Für deren Nutzungsdauer wird ggf. vertraglich eine Zweckbindung mit uns vereinbart.
• Anschaffungen von Gegenständen, die als übliche Büroausstattung von Arbeitsplätzen gelten wie Computer, Drucker oder Standardsoftware-Lizenzen, können hingegen nicht als Sachkosten angegeben werden, da solche Kosten über die Gemeinkostenpauschale abgedeckt werden.

4.1.6
Form- und Inhaltsvorschriften für Rechnungen 

Eine Rechnung ist ein Dokument, mit dem über eine Lieferung oder Leistung abgerechnet wird. Sie dient als Beleg für die entstandenen Kosten. Alle Kosten, die in der Projektabrechnung anerkannt werden können, müssen innerhalb des Projektzeitraums entstanden sein, entscheidend ist dafür das Datum der Leistungserbringung, nicht der Rechnungsstellung oder Zahlung.

Auch Kaufbelege wie Fahrkarten und Kassenbons bei Bareinkäufen in einem Geschäft sind in diesem Sinne Rechnungen.

Beauftragen Sie im Rahmen des geförderten Projekts kostenpflichtige Lieferung oder Leistung, so müssen Sie sich für diese Lieferung oder Leistung eine Rechnung ausstellen lassen. Sie sollten als Rechnungsempfänger darauf achten, dass diese Rechnungen die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten.

Rechnungen müssen folgende Angaben enthalten:

• Namen und Anschrift des leistenden Unternehmers oder Unternehmens,
• den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers (des Projektträgers, nicht einzelner Privatpersonen innerhalb der Organisation),
• Ausstellungsdatum,
• eindeutige Rechnungsnummer,
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände (handelsübliche Bezeichnung) oder Umfang und Art der Leistung in allgemein nachvollziehbarer Weise,
• Tag der Lieferung oder Leistung, wenn dieser nicht mit dem Ausstellungsdatum identisch ist,
• für die Lieferung oder Leistung zu zahlendes Entgelt (Nettoumsatz),
• ggf. jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, z.B. Rabatte, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
• anzuwendender Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder Begründung, warum keine Steuer erhoben wird (z.B. Kleinunternehmer).

4.1.7
Vorgaben für Zahlungen

Fördervertragsbedingungen  7.10

• Ausgaben über 100 Euro dürfen nicht bar gezahlt werden, sofern wir im Fördervertrag nicht eine Ausnahme vereinbart haben.
  Dies wäre z.B. bei der Erstattung größerer Beträge an ausländische Gäste denkbar, wenn die Überweisungskosten ansonsten enorm hoch wären.
• Ausgaben unter 100 Euro dürfen – gegen ordnungsmäßige Belege – bar ausgezahlt bzw. erstattet werden.

4.1.8
Auslagen von Zahlungen und Erstattungen

Werden Projektausgaben von Mitarbeitenden privat vorgestreckt und dann erstattet, müssen diese privaten Zahlungen sowie die entsprechenden Erstattungen bei der Abrechnung durch folgende Belege nachgewiesen werden:

• Original-Rechnung oder Quittung
• Bei mehreren Auslagen Auflistung der vorgestreckten Zahlungen zur Abrechnung mit dem Projektträger (Sie können dafür unser Formular nutzen)
• Zahlungsbeleg der Erstattung (vorzugsweise per Überweisung, sonst gegen Quittung)

Erstattungen sollten möglichst nur Auslagen für das Projekt umfassen. Sollten darüber hinaus weitere Beträge summiert werden, ist dies transparent darzustellen.

4.2
Was ist zu tun bei Änderungen im Projektverlauf?

4.2.1
Welche Änderungen muss ich der Stiftung mitteilen?

Fördervertragsbedingungen 7.2 und 7.8

• Sie sind verpflichtet, uns zeitnah zu informieren, wenn sich im Gültigkeitszeitraum Ihrer Antragsberechtigung wichtige Änderungen in Ihrer Organisation ergeben sollten, wie zum Beispiel  Änderung des Satzungszwecks oder Änderungen in der Vertretungsbefugnis und uns Kopien der jeweils aktuellen Papiere zuzusenden wie zur
  Änderung in Ihrem Vorstand oder
  Änderung der Bankverbindung
• Mit dem Abschluss des Fördervertrages verpflichten Sie sich dazu, uns über wichtige Änderungen im Projektverlauf zu informieren. Dazu gehört unbedingt auch ein Wechsel der Projektleitung.
• Insbesondere sollten Sie uns frühzeitig informieren, wenn unvorhergesehene Dinge passieren, die den Projektverlauf verzögern, den Projekterfolg ganz oder teilweise gefährden oder größere Änderungen in puncto Aktivitäten, Produkte oder Ziele nach sich ziehen. Gemeinsam werden wir versuchen, eine einvernehmliche Lösung zu finden.
• Änderungsanträge können jederzeit eingereicht werden mit einem formlosen Dokument oder Anschreiben, in dem die erforderlichen Änderungen dargestellt und begründet werden.
• Außerdem müssen Sie uns informieren, wenn Sie für das von uns geförderte Projekt weitere Fördermittel beantragt oder erhalten haben oder zusätzliche Einnahmen oder Spenden erzielt wurden. Informieren Sie uns auch, wenn Fördermittel oder andere Deckungsmittel, die Sie im Antrag an uns aufgeführt haben, wegfallen.
• Achten Sie auf die Vorgabe, dass die ausgezahlten Fördergelder innerhalb von 2 Monaten ausgegeben werden müssen. Wenn Sie dies nicht gewährleisten können, denken Sie daran, den Auszahlungsplan anzupassen. Dazu reicht eine informelle Benachrichtigung ohne weitere Begründung in schriftlicher Form, z.B. per Mail.

4.2.2
Sind Verschiebungen des Projektzeitraums und Verlängerungen der Projektlaufzeit möglich?

Fördervertragsbedingungen  7.7

• Der beantragte Förderbeginn kann auch nach dem positiven Förderbeschluss auf Ihren Antrag hin nach hinten verschoben werden.
• Wenn sich im Verlaufe eines Projekts herausstellt, dass der geplante zeitliche Ablauf nicht eingehalten werden kann, können wir auf begründeten Antrag hin eine Verlängerung der Projektlaufzeit um in der Regel maximal sechs Monate genehmigen.
• Verlängerungen der Projektlaufzeit müssen neutral im Hinblick auf die Fördersumme sein. Sie können in keinem Falle Ansprüche auf zusätzliche Finanzierungsbeiträge der Stiftung begründen.
• Verlängerungen der Laufzeit  begründen keine fachlich-inhaltlichen Änderungen am Projektkonzept und an den Kosten- und Finanzierungsplänen. Falls Projektverlängerungen inhaltliche Änderungen oder Umwidmungen von Mitteln nach sich ziehen, müssen Sie diese explizit beantragen.

4.2.3
Ist es möglich, geplante Kosten von einer Rubrik in eine andere zu übertragen/sind Kostenumwidmungen möglich? 

Fördervertragsbedingungen  7.7

• Die geplanten Kosten dürfen innerhalb der Kategorien Personal- und Sachkosten bedarfsgerecht verschoben werden.
  Dabei sollten jedoch keine Untergruppierungen, die geplant waren, wegfallen oder neue hinzukommen. Sollte letzteres der Fall sein, müssen Sie eine Genehmigung von uns einholen.
• Ebenso ist eine Verschiebung zwischen Personal- und Sachkosten bis zu einer Erhöhung von 10 % der geplanten Kosten von Ihnen in Eigenverantwortung erlaubt.
• Eine Erhöhung der Sach- oder Personalkosten von mehr als 10 % müssen Sie in jedem Fall von uns genehmigen lassen.
• Ebenso sind Erhöhungen der fiktiven Kosten (Ehrenamt, Eigenleistungen) in jedem Fall genehmigungspflichtig.
• Im konkreten Fördervertrag regeln wir ggf. zusätzlich, dass auch Kostenerhöhungen bei Einzelpositionen ab einer bestimmten Höhe genehmigt werden müssen.

4.2.4
Was ist bei Stornierungen von Veranstaltungen zu beachten?

• Solange zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses nicht vorhersehbar war, dass die eigentliche Aktivität nicht umgesetzt werden kann und solange bei Bekanntwerden der Nicht-Umsetzbarkeit rechtzeitig abgesagt wurde, können die Kosten abgerechnet werden.
  Wenn und sobald Risiken oder Einschränkungen bekannt sind, müssen vorbereitende Maßnahmen zurückgefahren bzw. gestoppt werden.
• Wir müssen vor der Anerkennung von Ausfallkosten prüfen können, ob alle Möglichkeiten einer kostenfreien oder kostengünstigen Stornierung genutzt wurden. Das schließt die Prüfung ein, ob eine frühzeitige Absage von Veranstaltungen möglich war. Daher sollten Sie den Prozess in einem Storno-Vermerk dokumentieren, der folgende Fragen beantwortet:
  • Wann wurden Verträge (mit Caterern/Veranstaltungstechnikern/
    Vermietern/Honorarkräften) geschlossen?
  • Welche Stornofristen gelten für den Vertrag?
  • Wann wurde warum (etwa wegen entsprechender Regelungen öffentlicher Stellen) entschieden, die Maßnahme abzusagen oder sie (noch) nicht abzusagen?
• Die Erstattung von Ausfallkosten ist eine Sondersituation, trotz belegarmer Abrechnung
  müssen hier Belege beigebracht werden, siehe Verwendungsnachweise.

4.3
Was muss ich bei der Öffentlichkeitsarbeit beachten?

Fördervertragsbedingungen  10

Hinweise zur Darstellung der Förderung durch die Stiftung Umwelt und Entwicklung Nordrhein-Westfalen in Ihrer Öffentlichkeitsarbeit finden Sie unter weitere Regelungen.

Übersicht Projektleitfaden